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Epson e la sicurezza

In Epson sappiamo quanto sia importante la sicurezza per le aziende, sia per proteggere i dati sia per garantire la conformità alle normative vigenti. Oltre a comprendere i rischi, Epson offre anche una serie di funzioni e soluzioni per la sicurezza all'interno dei suoi prodotti, affinché il tuo business sia sempre protetto e al sicuro.

Quali sono i rischi legati alla sicurezza?

Quando in azienda si utilizzano dispositivi collegati in rete tra loro, basta poco per sottovalutare le misure per la sicurezza delle informazioni, specialmente nel caso di multifunzione e scanner, i quali sono esposti ai rischi legati alla sicurezza come qualsiasi altra apparecchiatura connessa o in rete.

A livello di vulnerabilità, i rischi possono essere suddivisi in due tipologie principali: quelli che interessano il punto di accesso alla rete aziendale e quelli che riguardano i sistemi di archiviazione delle informazioni personali.

Perdita dei dati dal punto di vista di stampanti e scanner

In un sondaggio condotto da Quocirca su 200 aziende con oltre 1.000 dipendenti, alla domanda riguardante il grado di preoccupazione associato a una serie di minacce alla sicurezza delle stampanti in azienda, in molti, secondo una media di tutti i settori, hanno risposto di essere preoccupati soprattutto dalla possibilità di accedere a una rete IT tramite una stampante non protetta, oltre che per la mancanza di procedure di verifica durante l'uso di stampanti, scanner e fotocopiatrici.

Inoltre, alla domanda sulla natura della perdita dei dati dal punto di vista della stampa, i responsabili intervistati hanno espresso preoccupazione per la possibilità che i lavori vengano intercettati nella coda di stampa o in rete, seguita a ruota dall'eventuale furto o recupero dell'hard disk della stampante e dalla fuga di informazioni per via delle stampe mai ritirate e lasciate nel vassoio di uscita (ricerca Quocirca "Print security: An imperative in the IoT era", 2017).

Dalla ricerca di Quocirca emergono anche alcune vulnerabilità di cui le aziende sono consapevoli e preoccupate al tempo stesso. A tale riguardo, spiegheremo brevemente come sia possibile gestire e limitare tali vulnerabilità mediante l'uso di funzionalità hardware e software.

Che cos'è il GDPR e perché è importante ai fini della sicurezza dei dispositivi

Il Regolamento generale per la protezione dei dati personali (General Data Protection Regulation o GDPR) sostituisce la direttiva sulla protezione dei dati personali 95/46/CE, oltre che le normative previste in materia a livello locale. Il suo scopo è la definitiva armonizzazione della regolamentazione in materia di protezione dei dati personali all'interno dell'Unione Europea per proteggere la privacy di tutti i cittadini europei e ridefinire al contempo il modo in cui le aziende gestiscono le informazioni personali.

Che cosa si intende per dato personale?

Per dato personale si intende qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile direttamente o indirettamente da un nome, una fotografia o un indirizzo di posta elettronica, oltre che da dati bancari, eventuali post sui social network, informazioni mediche o l'indirizzo IP di un computer.

Quali sanzioni sono previste in caso di mancata conformità al Regolamento?

In caso di mancato rispetto del regolamento GDPR, per le aziende sono previste sanzioni amministrative con multe fino al 4% del fatturato annuo globale o fino a un massimo di 20 milioni di euro1. Queste regole si applicano sia ai titolari sia ai responsabili del trattamento dei dati, di conseguenza i servizi cloud non saranno esenti dall'applicazione del GDPR.

Cosa c'entra tutto questo con Epson?

Le stampanti, i multifunzione e gli scanner devono essere considerati nell'ambito di una strategia generale per la protezione delle informazioni. In altre parole, ciò significa crittografare i dati, laddove possibile, consentire la stampa solo agli utenti autorizzati e proteggere i dispositivi da malware dannosi.

La sicurezza secondo Epson

Epson rafforza continuamente le funzionalità di rete dei propri dispositivi al fine di semplificarne l'utilizzo da parte degli utenti e favorirne l'adattamento in un contesto caratterizzato da una società sempre più orientata alle informazioni. A livello di produzione, la sicurezza viene considerata lungo l'intero ciclo di vita del prodotto, dalla progettazione all'utilizzo.

Specialmente quando si utilizzano dispositivi connessi tra loro o in rete, è importante fare opportune considerazioni anche per quanto riguarda la protezione di computer e server. Affinché i clienti possano usare i nostri prodotti in tutta facilità e sicurezza, in Epson abbiamo adottato l'approccio seguente:

1.

La sicurezza dei nostri prodotti è alla base della loro qualità.

2.

Siamo sempre disponibili a fornire informazioni sulla sicurezza ai nostri clienti.

3.

Lavoriamo costantemente per garantire la massima protezione contro eventuali vulnerabilità.

Principali funzioni di sicurezza delle stampanti e dei multifunzione Epson

Stampa con codice PIN

Limita l'accesso alle informazioni riservate presenti sui documenti stampati utilizzando la funzione di stampa con codice PIN offerta dalle stampanti Epson WorkForce Pro. Per una maggiore tranquillità, le stampanti supportano anche i più recenti protocolli di sicurezza e crittografia, tra cui IPSEC e IEEE802.1x.

Comunicazioni protette e crittografate

Filtra gli indirizzi IP, i servizi e i numeri delle porte di trasmissione e ricezione che hanno accesso ai dispositivi Epson attraverso l'applicazione di appositi filtri IP. Non solo: puoi anche crittografare tutte le comunicazioni di rete mediante la funzione IPSec, nonché accettare o bloccare i dati inviati da un client specifico o solo determinati tipi di dati, a seconda dei filtri impostati.

Protezione della rubrica

Impedisci la divulgazione degli indirizzi e le relative modifiche non autorizzate attraverso l'inserimento di una password amministratore nel caso in cui un utente volesse modificare in blocco la rubrica di un multifunzione. Inoltre, poiché più rubriche possono essere salvate come un file crittografato, puoi anche evitare che i dati personali (ad esempio i numeri di fax e gli indirizzi e-mail) vengano divulgati quando si sostituisce o si esegue il backup del dispositivo.

Disistallazione del multifunzione

Quando si smaltisce un multifunzione o lo si cede ad altri utenti, è possibile ripristinare tutte le impostazioni di fabbrica (inizializzazione) in modo da evitare la divulgazione di informazioni riservate.

Principali funzioni di sicurezza degli scanner e dei multifunzione Epson

Elaborazione sicura dei documenti e gestione efficiente dei dati

Gli amministratori possono gestire una serie di opzioni a livello centralizzato, dai profili di scansione ai diritti di accesso degli utenti. Gli amministratori IT possono controllare i diritti di accesso ai processi in vari modi, ad esempio mediante ID utente e password, LDAP Active Directory, badge o codice PIN.

Blocco della schermata

Gli amministratori possono bloccare in remoto le schermate dei dispositivi in modo da evitare modifiche non autorizzate dei profili, garantendo comunque all'utente la possibilità di accedere ai propri profili specifici per processo da qualsiasi postazione all'interno dell'azienda.

PDF protetti

Proteggi i file PDF acquisiti aggiungendo un ulteriore livello di protezione tramite l'inserimento di una password ed evita così l'accesso ai file da parte di utenti non autorizzati.

Documenti protetti in ricezione

Applica appositi blocchi per evitare che il destinatario dei documenti possa modificare o stampare un determinato file.

PDF/A

Crea PDF conformi agli standard PDF/A-1 o ISO19005-1.

Scansione protetta

Acquisisci un documento e crea un PDF protetto da password per evitare che terze parti possano visualizzarlo senza autorizzazione.

Principali funzioni di sicurezza delle soluzioni software

Accesso a scanner e multifunzione solo da parte di utenti autorizzati

Autentica e identifica automaticamente gli utenti e i relativi profili di accesso, tieni traccia delle azioni che i singoli utenti possono svolgere o meno su un determinato dispositivo in modo da proteggere i dati aziendali più importanti durante lo svolgimento dei processi e migliora la conformità tramite funzioni predefinite autorizzate e l'accesso protetto ai multifunzione. Grazie a queste misure sarà possibile ridurre in modo significativo i rischi legati alla perdita di informazioni dai multifunzione stessi.

Scan-to-Me

Se da un lato l'invio via e-mail è un modo veloce e conveniente per condividere documenti, dall'altro presenta dei rischi. Nel caso in cui un documento contenente informazioni sensibili (ad esempio dettagli bancari o date di nascita) venisse inavvertitamente inviato a una persona sbagliata, le conseguenze potrebbero essere gravi. Per evitare che ciò avvenga, Epson consente agli utenti autorizzati di acquisire i documenti e di inviarli via e-mail a un indirizzo di posta elettronica predefinito.

Controllo della destinazione dei file

Flussi di lavoro predefiniti, numeri di fax e indirizzi e-mail assicurano il corretto invio dei documenti ai destinatari preposti. Grazie ai processi di acquisizione predefiniti messi a punto da Epson, le aziende possono ridurre gli errori ed evitare di inviare i documenti acquisiti alle persone sbagliate.

Processi aziendali automatizzati

Le soluzioni di riconoscimento dei documenti basate su regole consentono di distribuire i file acquisiti ai team che ne hanno bisogno, il tutto in modo automatico. Grazie all'uso di strumenti avanzati per l'estrazione dei dati, tra cui i programmi per il riconoscimento di caratteri e marcature, ai codici a barre e alla funzione di ricerca nel database, è possibile verificare con precisione i contenuti più importanti e distribuirli correttamente in base all'applicazione aziendale, evitando di svolgere più volte la stessa attività e riducendo al minimo il numero di interventi manuali.

Nessun rischio legato al ritiro delle stampe da parte di persone non autorizzate

Con un approccio sicuro alla stampa puoi ottimizzare l'utilizzo di tutti i dispositivi condivisi ed evitare che i documenti riservati finiscano nelle mani sbagliate, con conseguente divulgazione dei dati sensibili. Non vi è quindi alcun rischio che i documenti vengano ritirati dal destinatario sbagliato.

Sistemi di gestione documentale

Contenuto della white paper:
  • Introduzione
  • Caratteristiche dei sistemi di gestione documentale (DMS)
  • Aspetti da considerare per l'implementazione dei DMS
  • Il piano di integrazione dei DMS in tre fasi
  • Perché gli scanner sono essenziali per i DMS?
  • Informazioni su Epson
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  1. Sanzione massima prevista in caso di infrazioni gravi, come ad esempio un consenso inadeguato o inesistente al trattamento dei dati o la violazione delle norme di base sulla privacy by design. L'applicazione delle sanzioni avviene secondo un approccio su più livelli: un'azienda può essere ad esempio multata per un importo pari al 2% del fatturato annuo per non avere dati e procedure in ordine, per non aver comunicato una perdita di dati all'autorità competente o al soggetto interessato oppure per non aver effettuato la valutazione sull'impatto dei rischi legati alla mancata riservatezza dei dati.